Hva må stå i en prosjektbrief før du setter i gang?

Nesten hver gang jeg møter en ny gruppe på kurset, kommer det samme spørsmålet i løpet av første dag: hva skal egentlig stå i en prosjektbrief, og hvor lang må den være? De fleste deltakerne har sett briefer som er enten én linje i en e-post eller ti sider i et dokument ingen leser. Begge deler skaper problemer senere.

En prosjektbrief er avtalen mellom deg og den som bestiller videoen. Den skal gjøre at begge parter har samme bilde av hva som lages, før noen har tatt frem et kamera. Når briefen er god, blir manus, opptaksplan og gjennomgang mye enklere, fordi du kan peke tilbake på noe som allerede er enighet om.

Her i høstukene er mange i gang med å planlegge opplæring for nyansatte og for vinterens sesong. Da er det ekstra viktig å bruke litt tid på briefen først, slik at videoene faktisk svarer på det virksomheten trenger.

Jeg ber deltakerne holde seg til noen få grunnspørsmål. Hvem er seeren, og hva kan vedkommende fra før? Hva skal seeren kunne gjøre etter å ha sett videoen, formulert slik at det kan følges opp? Hvilket utstyr eller hvilken arbeidsoppgave handler det om, og finnes det sikkerhetsmerknader som må med?

Legg også inn hvor videoen skal vises: på en skjerm i verkstedet, på intranettet eller i et opplæringsmøte. Det påvirker lengde, bildeutsnitt og hvor mye som kan forklares med tekst på skjermen. En video som skal ses stående ved en maskin, trenger andre valg enn en som ses ved skrivebordet.

Til slutt skriver du hvem som godkjenner, og hvor mange runder med kommentarer som er avtalt. Det virker byråkratisk, men det sparer mange diskusjoner.

• Målgruppe og forkunnskaper
• Læringsmål som kan måles
• Utstyr, oppgave og sikkerhetsmerknader
• Visningssted og ønsket lengde
• Godkjenner og antall kommentarrunder

Mitt vanlige svar er én til to sider. Klarer du ikke å få briefen på to sider, er prosjektet sannsynligvis for stort for én video, og det er en nyttig oppdagelse å gjøre tidlig. Da kan du dele opp i flere korte videoer, hver med sitt eget læringsmål.

Det er bedre å være konkret enn å være lang. Setningen «seeren skal kunne stille inn trykket på maskinen i riktig rekkefølge» sier mer enn tre avsnitt om at videoen skal være nyttig og profesjonell. Skriv det du faktisk vil kunne sjekke mot ferdig video.

Mange deltakere vil også skrive inn stil og tone. Det er greit i en kort form, men prioriter innholdet først. Stilen justeres lettere underveis enn en misforstått oppgave.

På kurset arbeider vi med eksempelprosjekter som er tydelig merket som øvelser. Det gjør at du kan prøve deg på en brief uten at noe står på spill, og at gruppen kan sammenligne hvordan ulike valg slår ut. Samme utstyr kan beskrives i briefen på flere måter, og forskjellen blir synlig når vi leser dem side om side.

Jeg lar deltakerne bytte briefer med hverandre og lage et grovt manusutkast ut fra en brief de ikke har skrevet selv. Der avsløres hullene raskt. Hvis den som skriver manus må gjette målgruppen, mangler briefen noe.

Etterpå retter vi opp briefen, ikke manuset. Det er en viktig vane å få med seg inn i jobben.

Den hyppigste feilen er vage mål som «forstå utstyret». Det kan ikke avgjøres om målet er nådd. Neste er at briefen blandes med ønsker om virkemidler, for eksempel musikk eller overganger, før man har bestemt hva seeren skal lære.

En annen svakhet er at ingen har skrevet ned hva som ikke skal med. Hvis videoen ikke skal dekke vedlikehold eller feilsøking, står det i briefen, ellers kommer det inn i tredje gjennomgang som et ønske om å «bare legge til litt».

Til slutt: briefer som ingen har oppdatert etter at utstyret ble byttet. Sjekk alltid at modellen og rutinen i briefen stemmer med det som faktisk står på gulvet.

• Vage mål uten noe å måle mot
• Virkemidler før læringsmål
• Manglende avgrensning
• Utdatert utstyrsinformasjon

Når briefen er skrevet, leser du den høyt for en kollega som ikke kjenner prosjektet. Spør hva vedkommende tror videoen skal vise. Avviker svaret fra det du mente, er briefen ikke ferdig.

Send den deretter til bestilleren med en enkel forespørsel: bekreft at dette er riktig forståelse. Et kort ja i skrift er nok, men det skal finnes. Da har du noe å vise til når gjennomgangen kommer.

Behold briefen som første vedlegg i prosjektmappen. Manus, opptaksplan og sjekklister bygger videre på den, og den som overtar prosjektet etter deg finner raskt ut hva som var avtalt.