Hva «forarbeid» egentlig betyr i en instruksjonsvideo

Når jeg underviser i produksjonsfaser, er det ett ord som oftere enn andre får deltakerne til å nikke høflig uten å helt henge med: forarbeid. Det høres ut som noe man gjør for å komme i gang, og så gjør man det raskt. I praksis er forarbeid selve grunnmuren i en opplæringsvideo, og det er her de fleste dyre feilene enten oppstår eller blir avverget.

Enkelt sagt er forarbeid alt som må være avklart før noen trykker på opptak. Hvem skal videoen hjelpe? Hvilket utstyr skal vises? Hvem står for hva? Hvor og når filmer vi? Hvilke trinn må med, og hvilke kan kuttes? Når slike spørsmål har svar på papiret, blir selve opptaksdagen overraskende rolig.

Jeg bruker ofte et bilde fra verkstedet: ingen ville begynt å bore før de har merket opp hvor hullene skal sitte. Forarbeid er merkingen. Den tar litt tid, men den gjør at resten av arbeidet går rett.

I kurset deler vi forarbeidet inn i noen få faste deler, slik at du kan gå gjennom dem i samme rekkefølge hver gang. Først kommer avklaringen av formålet og målgruppen, som du har jobbet med i modulen om læringsmål. Deretter manuset, altså trinnene i demonstrasjonen med sikkerhetsmerknader der de hører hjemme.

Så kommer det praktiske: opptaksplan, lokasjon, hvilket utstyr som må være klart og i hvilken stand, og hvem som er med på dagen. Mange glemmer at utstyret som skal demonstreres, må kontrolleres på forhånd. Er det nødvendig med en reservedel, en ren arbeidsbenk eller tillatelse fra en avdeling, er det mye bedre å oppdage det mandagen før enn med kamerateamet på plass.

Til slutt samler du alt i en kort plan som andre kan lese uten å ringe deg. Den planen er det tydeligste tegnet på at forarbeidet er gjort.

• Formål og målgruppe er skrevet ned
• Manus med trinn og sikkerhetsmerknader
• Opptaksplan med sted, tid og roller
• Utstyr kontrollert og klargjort
• Samlet plan som andre kan lese

Et av de mest undervurderte punktene i forarbeidet er rollene. I små virksomheter er det ofte én person som både skriver manus, filmer, viser utstyret og redigerer. Det kan gå, men da må du vite at du har fire jobber, og planlegge tid til hver av dem.

Når flere er med, bør hver oppgave ha ett navn bak seg. Hvem er den som kan utstyret og viser det frem? Hvem passer på at trinnene kommer i riktig rekkefølge? Hvem har siste ord om det faglige innholdet? Uten svar på dette ender man gjerne med tre personer som hver tror at en annen tar seg av lyden, eller at noen andre har klarert det med lederen.

Jeg anbefaler å skrive rollene i planen, selv om alle synes det er innlysende. Det som er innlysende i går, er sjelden like tydelig midt i en travel uke.

En sjekkliste er ikke byråkrati, den er et hjelpemiddel for hodet. Under opptak er oppmerksomheten din på mange ting samtidig, og det er da man glemmer det enkle: batteri, minnekort, rydding av bakgrunnen, at telefonen ligger på lydløs.

Jeg lager gjerne to lister. Den første går du gjennom dagen før, og den handler om utstyr, lokasjon og avtaler. Den andre er for selve opptaksdagen og handler om rekkefølgen på bildene, kontroll av lyd og bilde etter hvert trinn, og at du faktisk har fått alle nærbildene du planla.

Listene trenger ikke være lange. Ti punkter du faktisk bruker, er mer verdt enn femti du aldri åpner. Etter hver produksjon justerer du dem litt, og over tid blir de skreddersydd til akkurat din arbeidsplass uten at du har brukt særlig tid på det.

• Dagen før: utstyr, lokasjon, avtaler
• Opptaksdagen: lyd, bilde, nærbilder
• Etterpå: noter hva som manglet

Produksjonsfasene fortsetter etter at kameraet er av. Redigering høres ut som en ren teknisk jobb, men den er også en planleggingsoppgave. Hvis du har skrevet manuset trinn for trinn og filmet i den rekkefølgen, blir klippingen mye enklere, fordi du vet hvor hvert klipp hører hjemme.

Et begrep som er greit å kjenne, er råmateriale: alt du har filmet, før noe er klippet bort. Det er normalt at råmaterialet er mye lengre enn den ferdige videoen. Men hvis du må lete etter hvert trinn i en time med opptak, er det et tegn på at forarbeidet var for tynt.

Sett også av tid til gjennomgang med oppdragsgiver før du kaller noe ferdig. Et utkast som vises tidlig, gir rettelser som er billige å gjøre. Samme rettelse etter endelig eksport koster betydelig mer tid.

Hvis du bare husker én ting fra dette, så la det være at forarbeid ikke er noe du gjør i stedet for å lage video, men en del av å lage den. Det du bruker av tid i denne fasen, får du igjen i opptak og redigering, ofte med god margin.

Begynn gjerne smått. Neste gang du skal lage en opplæringsvideo, skriv ned formål, roller, trinn og utstyr på én side før du gjør noe annet. Det er en enkel øvelse, og den gir en overraskende klar følelse av hva som faktisk gjenstår.

Denne høsten, når mange virksomheter planlegger opplæring for nytt år, er et godt tidspunkt å øve på nettopp det.